Voor leerlingen is het onmogelijk om de juiste informatie en bestanden te vinden,
terwijl scholen er alles aan doen om dit aan de leerlingen te geven. Het probleem zit in de spreiding. Omdat
er niet 1 plek is waar de informatie gevonden kan worden, maar op verschillende plaatsen (waar niet altijd
alle informatie te vinden is), geeft de leerling het zoeken op. Het is daarom van belang om 1 plek te kiezen
waar je de informatie en bestanden deelt en dit dan vervolgens vol te houden.
Wat is dan de beste plek om alle informatie te verzamelen? Dat is de website van je
school. Iedereen kan erbij, leerlingen, hun ouders, maar ook docenten.
Toch is er een probleem om alle informatie op 1 plek te bundelen. Docenten kunnen zelf
de website niet bewerken om benodigde informatie te plaatsen, dus gebruikt wijst men 1 persoon of afdeling aan
om dit te organiseren. Deze persoon of afdeling heeft vervolgens weer het probleem dat bepaalde docenten of
vakgroepen informatie niet leveren, waardoor het plaatsen van alle informatie vertraagd. Zo ontstaat
frustratie op verschillende plaatsen.
We hebben het beste van 2 werelden nodig. Alle informatie moet beschikbaar zijn op 1 plek voor iedereen, tegelijkertijd moeten alle docenten of vakgroepen zelf informatie kunnen plaatsen op deze plek (zonder dat dit te ingewikkeld is).
Op de website van je school maak je 1 pagina, waarin je via linkjes doorverwijst naar
een onlinemap. Dit kan bijvoorbeeld een map zijn in Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud, etc. Elke niveau
heeft een eigen map en openbaar toegankelijk, maar is niet openbaar te bewerken. Alleen docenten dienen
bewerkingsrechten te hebben, zodat ze hun benodigde bestanden online kunnen plaatsen. Hoe je deze rechten kunt
instellen, is bij elk platform anders. Hier zijn een aantal handleidingen van de hierboven genoemde
platforms:
Om het succes van de vindbaarheid te vergroten, is het zaak dat iedereen weet waar die aan toe is. Kortom, iedereen moet op dezelfde manier gaan werken en alles op dezelfde manier organiseren. Dit bespaart niet alleen tijd voor iedereen, maar zorgt ook voor minder frustraties.
Het is lastig om ermee te beginnen en een specifiek plan voor te maken. Elke school heeft andere voorkeuren en een template die voor alle scholen werkt bestaat tot op heden nog niet.
Gelukkig heeft microsoft zelf onderzoek gedaan naar hoe je als organisatie het beste je bestanden kunt inrichten en hoe je hiermee begint. De 11 tips van Microsoft kun je vinden in dit artikel.
Als je tot hier bent gekomen, dan denk je waarschijnlijk: "Ik heb iemand nodig die de website van mijn school kan bouwen." Daarom wil ik je een aanbod doen. Ik ga gratis met je in gesprek om te kijken wat je precies nodig hebt en ik kijk of ik de meest geschikte persoon ben om dit te leveren. Ben ik het niet, dan help ik je graag om de juiste persoon te vinden. Vind je dit interessant? Stuur me dan een email of stuur me een bericht via LinkedIn.